Kto podpisuje umowę o roboty budowlane?

Treść każdego wzoru umowy zaczyna się od miejsca i daty zawarcia umowy oraz danych stron. Jednakże najważniejsze jest to, kto podpisuje umowę o roboty budowlane.

Już na etapie negocjowania warunków umowy, poznajesz osoby decyzyjne po stronie Twojego kontrahenta, ale czy zwracasz uwagę na istotny szczegół – czy rozmawiasz z osobą, która jest prawnie umocowanym reprezentantem strony, z którą za chwilę podpiszesz umowę?

Kto reprezentuje stronę umowy o roboty budowlane?

Ja podpowiadam klientom, aby w pierwszej wersji wzoru umowy już pojawiły się wszystkie szczegółowe dane kontrahenta.

Zatem, jeśli druga strona redaguje umowę – poproś aby uzupełniła swoje dane ze wskazaniem, kto ją reprezentuje w tej umowie.

Jeżeli to Ty proponujesz wzór umowy, to wypełnij swoje dane i poproś, aby kontrahent uczynił to samo odsyłając wzór (ze zmianami/uwagami/akceptacją proponowanej treści).

Warto od razu ustalić, kto reprezentuje drugą stronę, po to, aby sprawdzić w odpowiednich publicznych rejestrach, czy ta konkretna osoba ma prawo zawrzeć z Tobą umowę, co finalnie sprowadza się do złożenia podpisu pod uzgodnioną treścią.

Zadbaj o to, by podpisy na ostatniej stronie umowy były odbiciem lustrzanym danych osobowych wymienionych na pierwszej stronie umowy: dane reprezentantów stron = podpisy na końcu umowy.

Czy to zadanie jest proste w praktyce? Wstrzymaj się jeszcze chwilkę z odpowiedzią…

Kto podpisuje umowę – przykład z życia wzięty*

Negocjowaliśmy z moim klientem umowę o roboty budowlane, której przedmiotem była duża inwestycja – domy w zabudowie szeregowej.

Jak zwykle, każdy z nas miał swoje zadanie – klient negocjował warunki „techniczno-finansowe”, a ja równolegle szlifowałam umowę pod kątem prawnym.

Wreszcie nadszedł upragniony dzień złożenia podpisu na ostatecznym projekcie umowy.

Przedstawiciele stron byli umówieni w siedzibie mojego klienta akurat wtedy, gdy ja byłam w drodze na rozprawę sądową.

Czekałam tylko na krótką wiadomość sms: Załatwione.

Tymczasem przyszedł dłuższy sms: Pani Mecenas, jedna poprawka. Pan Tadeusz proponuje jeszcze jeden załącznik do umowy. Oferta na te ewentualne roboty dodatkowe, o których rozmawialiśmy. Możemy to dorzucić na koniec listy załączników?

Przeczytałam wiadomość trzy razy. Jaki Pan Tadeusz? Przecież inwestora reprezentuje Pan Witold.

Dojechałam do sądu i szybko oddzwoniłam.

Rozmowa przebiegała mniej więcej tak:

Ja: Kim jest Pan Tadeusz?

Klient: Tadeusz Iksiński, przedstawiciel inwestora w naszym województwie. Inwestor jest od wczoraj na urlopie. Nie będziemy czekać dwa tygodnie. Wszystko mamy ustalone. Brakuje tylko podpisu.

Ja: Rozumiem, ale proszę się wstrzymać i przesłać mi skan pełnomocnictwa. W aktualnym odpisie KRS spółki inwestora nie ma nikogo o tych danych osobowych.

Pan Tadeusz niestety nie miał przy sobie dokumentu pełnomocnictwa.

Panowie umówili się na podpisanie umowy następnego dnia. Po południu dostałam skan pełnomocnictwa.

Na pierwszy rzut oka wszystko było w porządku. Pan Tadeusz Iksiński był umocowany m.in. do:

dokonywania, w imieniu i na rzecz spółki XYZ (dalej: Spółka), następujących czynności, przekraczających zwykłych zarząd:

1. zawierania umów o roboty budowlane, których łączna wartość wynagrodzenia Wykonawcy nie przekracza równowartości kwoty wskazanej w załączniku nr 1, w stosunku do jednego kontrahenta,
2. (…).

Oczywiście poprosiłam o przesłanie skanu załącznika nr 1.

W dużym uproszczeniu, okazało się, że Pan Tadeusz może w imieniu inwestora zawierać umowy o „wartości kontraktu” maksymalnie do 200.000,00zł.

Jak się pewnie domyślasz, budowa domów w zabudowie szeregowej znacznie przekraczała wyżej wymienioną kwotę.

Szczęśliwe błąd został wychwycony przed zawarciem umowy i rozpoczęciem robót, ale jak widzisz zadecydował o tym czysty przypadek.

Gdyby Pan Tadeusz nie zaproponował nowego załącznika do umowy, to mój klient nie sprawdziłby, czy ten Pan mógł w imieniu i na rzecz inwestora zawrzeć umowę.

Na moje pytanie, dlaczego od razu nie poproszono o okazanie pełnomocnictwa, klient odpowiedział: „Naprawdę nie było czasu. Tego samego dnia musiałem potwierdzić, czy przyjmujemy ofertę na stal czy rezygnujemy. Od rana siedziałem jak na szpilkach czekając na ten podpis .”

Finalnie udało się wszystko dopiąć na ostatni guzik i klient odetchnął z ulgą.

Kto może zawrzeć umowę o roboty budowlane?

W oparciu o powyższy stan faktyczny, wymieniam poniżej trzy podstawowe wskazówki, z których możesz skorzystać, aby ustalić, kto po stronie Twojego kontrahenta może złożyć podpis:

• główny publicznie ujawniony reprezentant (opcja w stylu „all inclusive premium”); najbezpieczniejsza ponieważ dane osobowe możesz sprawdzić w publicznych rejestrach tkj. CEIDG, KRS, np. Prezes Zarządu);
• prokurent (opcja w stylu „all inclusive”; bezpieczna ponieważ dane osobowe znowu możesz sprawdzić w publicznych rejestrach np. w CEIDG, KRS; ⚠przy czym należy ustalić rodzaj prokury żeby upewnić się, czy dany prokurent może samodzielnie podpisać umowę);
• pełnomocnik (opcja w stylu „last minute”; jeśli musisz działać szybko i nie masz możliwości skorzystać z powyższych dwóch opcji, to pozostaje trzecia; ⚠przy czym należy dokładnie sprawdzić treść dokumentu pełnomocnictwa żeby upewnić się, czy dana osoba faktycznie ma skuteczne umocowanie i może podpisać umowę).

Przedsiębiorcy budowlani  zazwyczaj działają w formie spółek prawa handlowego, często o rozbudowanych strukturach.

Zwykle ustalenie osoby upoważnionej do zawarcia umowy wymaga wiedzy prawniczej.

Dlatego w razie wątpliwości warto zasięgnąć krótkiej porady by sprawdzić, kto w przypadku Twojej umowy może złożyć podpis w imieniu drugiej strony.

To jest ważne, by móc (w razie konieczności) skutecznie dochodzić swojego wynagrodzenia za wykonane roboty.

A co jeśli umowę podpisał ktoś, kto nie miał do tego prawnie skutecznego umocowania?

Konsekwencje takiego przeoczenia mogą być dotkliwe. Dowiesz się o nich w następnych wpisach, na konkretnych przykładach – lepiej uczyć się na cudzych błędach, jak uniknąć problemów.

*zbieżność zdarzeń, nazw, imion i nazwisk użytych w tym i następnych odcinkach (tj. wpisach na blogu) jest oczywiście przypadkowa. Jednakże sytuacje, które opisuję dotyczą realnych problemów. 

Katarzyna Sabynicz
radca prawny

Photo by Medienstürmer on Unsplash

***

Jak zrozumieć treść umowy o roboty budowlane?

Z poprzedniego wpisu już wiesz, że wątpliwości interpretacyjne w Twojej umowie, które nie dają się usunąć w drodze tzw. ogólnych dyrektyw wykładni oświadczeń woli, powinny być rozstrzygnięte na niekorzyść strony, która zredagowała tekst je wywołujący [Czytaj dalej…]